- ¿Esto es sobre revisar documentos existentes o sobre reunir datos de documentos sueltos?
- Son dos tareas distintas bajo un mismo paraguas. En la primera, el documento ya existe y hay que revisarlo: comparar versiones, buscar riesgos, cotejar el contrato con el presupuesto. En la segunda no hay estructura todavía —hay mensajes, tiques y fotos que hay que reunir en una tabla con el formato pedido. Las une lo mismo: si no, un empleado lee los documentos a mano, coteja fuentes y traslada datos, y es fácil pasar por alto un cambio pequeño o un tique suelto.
- ¿La IA decide si se puede firmar el contrato, o lo corrige ella misma?
- No. La IA muestra formulaciones de riesgo y discrepancias entre versiones o documentos relacionados, pero la decisión sigue siendo de una persona. Si lo encontrado es un problema, cómo corregir el contrato y si se puede firmar lo determina el abogado o el gestor responsable. La IA prepara el resultado para decidir, no toma la decisión legal ella misma.
- ¿Qué encuentra exactamente en los contratos?
- Clases de discrepancia ya confirmadas: alcance de la obra, precio o importe total, plazos, responsabilidad de las partes, cambios entre versiones e incoherencias entre el contrato y el presupuesto relacionado. Por ejemplo, en una implantación real el alcance acordado se cambió en el presupuesto pero se olvidó trasladar al contrato: cada documento por separado parecía correcto, pero entre ambos apareció una discrepancia que más tarde podía volverse una disputa con el contratista al pagar. Justo estos errores se le pasan a una persona al revisar otra versión más —no es una errata evidente, sino un cambio pequeño en otro documento.
- ¿Cómo se convierten los tiques y mensajes en una tabla?
- A la entrada hay datos sueltos: mensajes de chat, tiques electrónicos, fotos de tiques en papel. A la salida, una tabla con el formato pedido y los campos necesarios: importe, fecha, concepto, categoría. La tarea de la IA no es solo leer el texto de la foto, sino entender a qué campo pertenece cada valor y reunir un registro único de fuentes distintas. Los registros donde el sistema no está seguro los marca aparte —solo esos los revisa el gestor de proyecto, no hace falta repasar toda la tabla a mano.
- ¿Qué formatos de documentos se admiten y qué pasa con la confidencialidad?
- En el trabajo con documentos se usaron Word, PDF y Markdown; en el escenario con documentos sueltos, las fuentes fueron también mensajes de texto, tiques electrónicos y fotos de tiques en papel. El despliegue depende de los requisitos del cliente: el sistema puede trabajar con servicios externos autorizados o dentro de un entorno cerrado —on-premise o en la infraestructura del cliente. Si los documentos no se pueden sacar fuera, el procesamiento se queda dentro del entorno acordado. El entorno cerrado no es obligatorio en cada proyecto, sino una opción arquitectónica para datos confidenciales.
- ¿Por dónde empezar si en los documentos hay caos?
- No por todo el archivo ni todo el flujo documental de la empresa, sino por un flujo repetido donde el resultado se pueda comprobar fácil: un tipo de contrato y sus versiones, cotejar el contrato con un presupuesto, un flujo de tiques y mensajes, o una tabla que los empleados rellenan a mano con regularidad. Primero definimos qué campos o discrepancias hay que encontrar, qué resultado se considera correcto y cuándo el sistema debe avisar a una persona. Después probamos con ejemplos reales, reunimos las excepciones típicas y solo entonces ampliamos la solución a otros documentos y departamentos.