¿Cómo reunir los datos en una tabla cuando los documentos sueltos llegan de forma caótica —mensajes, tiques y fotos?
Strela Digital · actualizado
Los documentos sueltos llegan de forma caótica: un pago por chat, un gasto con foto de un tique de mercado, otro con recibo electrónico. El sistema contable no los junta. La IA extrae de esos documentos dispares los campos —importes, fechas, concepto, categoría— y los reúne en una tabla con el formato pedido. Donde el error es crítico, revisa una persona.
Qué aporta al negocio
- Los documentos sueltos y dispares se reúnen en un solo formato: mensajes, recibos electrónicos y fotos de tiques en papel se convierten en filas de tabla.
- El equipo no traslada datos a mano desde chats, tiques y comentarios: la IA extrae importes, fechas, conceptos y categorías.
- La revisión se puede ajustar según el coste del error: donde el riesgo es crítico, una persona coteja los valores; donde es más barato corregir un error raro después, el flujo va más rápido.
Cómo fue con un cliente real
El cliente necesitaba reunir los documentos sueltos del equipo de proyecto en una tabla con el formato pedido. El problema no era que los datos no se pudieran introducir a mano, sino que llegaban de forma caótica: una parte como mensajes libres en el chat, otra como tiques fiscales electrónicos, otra como fotos de tiques en papel.
Un ejemplo típico: un empleado compró con urgencia tornillos y discos para la radial en el mercado, envió la foto del tique al chat, y esos gastos también había que reunirlos con cuidado en la tabla general. Un sistema contable suele trabajar bien con documentos estructurados, pero no sabe interpretar por sí solo ese flujo: mensaje, tique, foto, comentario, importe, fecha, concepto.
La IA extrae de esos documentos dispares los campos necesarios —importes, fechas, conceptos, comentarios, categorías— y los reúne en la tabla del formato que hace falta. El cliente eligió a propósito la velocidad: no cotejar a mano cada importe antes de que entre en la tabla, sino resolver los errores raros aparte. Donde el coste del error es crítico, la revisión se puede incorporar como un paso separado.
El extractor de datos reúne la tabla a partir de documentos sueltos caóticos. El chat con datos responde preguntas ya sobre los datos reunidos. El generador de propuestas y el asistente de contratos trabajan con documentos: propuestas, presupuestos, contratos y sus versiones.
¿Montamos tus documentos a partir de tus datos?
Montamos tus documentos a partir de tus datos según tu plantilla — te lo mostramos con un ejemplo real.
Preguntas y respuestas
- ¿Es una IA en vivo o son ejemplos?
- Se muestran ejecuciones reales de «documentos sueltos → tabla» (marcadas como «ejemplo de ejecución»); llevar tus documentos sueltos a una tabla está en la versión completa.
- ¿En qué se diferencia esto de un sistema contable o un ERP?
- Un sistema contable trabaja bien con datos estructurados: documentos, asientos, catálogos, exportaciones. Aquí la tarea va un paso antes: interpretar documentos sueltos caóticos —un mensaje de chat, un recibo electrónico, la foto de un tique en papel— y llevarlos a una tabla con el formato pedido, que ya se puede revisar, procesar o cargar después.
- ¿Y si los datos no están en tabla, sino en tiques y mensajes?
- Ese es justo el escenario principal. La IA extrae campos de distintos tipos de entrada: texto libre, tiques fiscales, fotos de tiques en papel y comentarios. Lleva los datos a un formato único: importe, fecha, concepto, categoría, proyecto u otro conjunto de campos que necesite el cliente.
- ¿El sistema contabiliza los datos por su cuenta?
- No. El resultado del escenario es una tabla con el formato pedido. Se puede revisar, completar o pasar después al sistema contable, pero la contabilización en sí sigue siendo un paso aparte.
- ¿Qué hace falta para arrancar?
- Hacen falta ejemplos de los documentos sueltos que llegan, el formato de tabla objetivo y reglas de extracción: qué campos hacen falta, cómo determinar la categoría, qué hacer con datos incompletos, dónde hace falta revisión humana obligatoria y qué errores se pueden resolver después.
Tarea
Poner orden en tus documentos →